По техническим причинам горячая линия Фонда ОМС 113 не работает.. Приносим свои извинения

Фонд обязательного медицинского страхования

при министерстве здравоохранения

кыргызской республики

kg ru

ПОЛОЖЕНИЕ об Организационном отделе

I. Общие положения

1. Организационный отдел (далее - Отдел) является структурным подразделением Фонда обязательного медицинского страхования при Правительстве Кыргызской Республики (далее – Фонд ОМС).

2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией и законами Кыргызской Республики, указами и распоряжениями Президента Кыргызской Республики, Типовой инструкцией по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденная постановлением Правительства Кыргызской от 23 июля 2012 года № 517, Регламентом Правительства Кыргызской Республики, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 26 января 2011 года № 28 и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, а также приказами и распоряжениями Фонда ОМС и настоящим Положением.

3. Отдел подотчетен Директору, выполняет поручения заместителя директора по вопросам, входящим в их компетенцию.

4. Деятельность Отдела осуществляется во взаимодействии с управлениями и отделами центрального аппарата, территориальными подразделениями Фонда ОМС, сектором писем Аппарата Президента Кыргызской Республики, отделом контроля Аппарата Правительства Кыргызской Республики, а также министерствами, ведомствами, учреждениями.

5. Отдел обеспечивает организацию работы с документами, повышение качества подготовки документов и обеспечение контроля их своевременного исполнения, а также сохранности документов постоянного срока хранения, по кадровым вопросам.

II. Задачи Отдела

6. Задачами Отдела являются:

- обеспечение эффективного и качественного документооборота системы Фонда ОМС;

- обеспечение своевременного и качественного контроля исполнения документов;

- обеспечение качественного перевода и подготовки документов на государственный язык;

- обеспечение своевременного и качественного рассмотрения обращений и заявлений граждан;

- обеспечение подбора, расстановки, продвижения и увольнения сотрудников;

- повышение эффективности деятельности Фонда ОМС.

III. Функции Отдела

7. Отдел осуществляет следующие функции:

- организует и обеспечивает функционирование в управлениях, отделах центрального аппарата, территориальных подразделениях Фонда ОМС, единой системы делопроизводства и номенклатуры дел, а также работы с письмами;

- разрабатывает и согласует с центральным государственным архивом Кыргызской Республики номенклатуру дел;

- разрабатывает в соответствии с требованиями Типовой инструкции бланка для исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений Директора Фонда ОМС и бланков постановлений и протоколов совета директоров;

- обеспечивает оперативное прохождения служебных документов, входящей корреспонденции, писем и обращений граждан в структурных и территориальных подразделениях Фонда ОМС;

- принимает, регистрирует и обрабатывает поступившую корреспонденции для внесения на рассмотрение руководству Фонда ОМС;

- обеспечивает своевременное вручения структурным подразделениям, а также исполнителям поступившей корреспонденции, писем и обращений граждан;

- производит регистрацию исходящей корреспонденции Фонда ОМС;

- организует своевременную отправку исходящей корреспонденции адресатам;

- обеспечивает качественный перевод проектов нормативных правовых актов и иных документов Фонда ОМС на государственный язык;

- готовит информационно-аналитические отчеты (на ежеквартальной основе и по итогам года) по исполнению документов, протокольных поручений аппаратных совещаний, а также писем и обращений граждан;

- регистрирует приказы и распоряжения Фонда ОМС, а также постановлений и протоколов заседания совета директоров;

- организует учет и хранения подлинников приказов, распоряжений Директора Фонда ОМС, постановлений и протоколов заседания совета директоров;

- обеспечивает техническую обработку и хранение, законченных делопроизводством документов постоянного срока хранения;

- организует учебу для сотрудников структурных подразделений по изучению Регламента Правительства КР, а также требований Типовой инструкции по вопросам делопроизводства и контроля исполнения;

- оказывает практическую и методическую помощь по вопросам организации делопроизводства и работы с письмами и обращениями граждан территориальным структурам;

- осуществляет подбор кадров в центральном аппарате Фонда ОМС, территориальных подразделениях, входящих в номенклатуру директора, с учетом деловых и профессиональных качеств, оформление учетного материала, проведение работы по организации по повышению квалификации работников системы Фонда ОМС;

- осуществляет контроль совместно с профсоюзным комитетом центрального аппарата Фонда ОМС за соблюдением внутреннего трудового распорядка и состоянием трудовой дисциплины и внесение предложения по поощрению сотрудников за добросовестный труд и предложений по наложению дисциплинарных взысканий;

- подготовку проектов приказов директора о назначении, перемещении и освобождении, командировках, об отпусках работников центрального аппарата, территориальных подразделений Фонда ОМС, входящих в номенклатуру Фонда ОМС;

- оформляет на руководящих работников территориальных подразделений и работников центрального аппарата личные дела, личные карточки (форма Т- 2) и обеспечение их постоянного хранения и обновления;

- оформление на всех работников центрального аппарата Фонда ОМС трудовых книжек и обеспечение их хранения;
- осуществляет контроль за исполнением:

- актов и поручений Президента Кыргызской Республики, Премьер-министра Кыргызской Республики;

- поручений Аппарата Президента Кыргызской Республики, Аппарата Правительства Кыргызской Республики;

- обращений и запросов депутатов Жогорку Кенеша Кыргызской Республики;

- документов поступающих из министерств, ведомств и учреждений, телефонограмм;

- заявлений и обращений граждан;

- собственных решений (приказов, распоряжений Директора, решений коллегий, протокольных поручений аппаратных совещаний);

- своевременным выполнением копировально-множительных работ;

- приемом и отправке сообщений по факсу;
- разрабатывает договора:

- с Государственной фельдъегерской службой для доставки корреспонденции в территориальные структуры, а также документов для служебного пользования;

- организует изготовление печатей и штампов для ведения делопроизводства Фонда ОМС;

- осуществляет в установленном законодательством порядке взаимодействие с другими государственными органами и должностными лицами по вопросам входящим в компетенцию Отдела;

- осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

IV. Права Отдела

 

8. Отдел имеет следующие права:

- запрашивать и получать от структурных подразделений Фонда ОМС материалы и информацию необходимую для выполнения функций, возложенных на Отдел;

-организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами, письмами и заявлениями граждан в структурных, и территориальных подразделениях Фонда ОМС;

- возвращать исполнителям в структурные и территориальные подразделения Фонда ОМС; для доработки исходящую корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил делопроизводства;

- пользоваться печатями и бланками с наименованием Фонда ОМС;

- вести переписку по вопросам, относящимся в компетенцию Отдела.

V. Этика и ответственность Отдела

 

9. Сотрудники Отдела обязаны соблюдать профессиональные нормы этики поведения, установленные законодательством Кыргызской Республики.

10. За ненадлежащее исполнение или неисполнение функций предусмотренных настоящим Положением, а также утвержденных должностных обязанностей, работники

Отдела несут дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

 

VI. Организация деятельности Отдела

 

11. Структура Отдела определяется штатным расписанием, утвержденным Директором Фонда ОМС.

12. Отдел возглавляет начальник, назначаемым и освобождаемым приказом Директора Фонда ОМС.

13. Сотрудники Отдела назначаются и освобождаются от должности приказом Директора Фонда ОМС.

VII. Функциональные обязанности сотрудников Отдела

Начальник отдела:

- осуществляет все полномочия, представленные ему законодательством для реализации поставленных перед Отделом задач;
- несет ответственность за состояние работы с документами, контролирует своевременность их прохождения в структурных и территориальных подразделениях Фонда ОМС;
- участвует в разработке проектов инструкций и методических пособий по организации работы с документами, контроля исполнения;
- организует и проводит учебу по делопроизводству для сотрудников Фонда ОМС;
- готовит номенклатуру дел и индексацию отделов, управлений структурных и территориальных подразделений Фонда ОМС;
- разрабатывает в соответствии с требованиями Типовой инструкции бланк для исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений Директора и бланков постановлений и протоколов заседания совета директоров;
- планирует и организует работу Отдела, распределяет нагрузку между сотрудниками, c целью обеспечения своевременного и качественного выполнения заданий в соответствии с законодательством Кыргызской Республики;
- контролирует работу, вносит предложения по поощрению работников Отдела и применению к ним мер дисциплинарного взыскания;
- организует контроль, за соблюдением конкретных сроков исполнения документов, поступающих из Аппарата Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики и Аппарата Правительства Кыргызской Республики;
- еженедельно проверяет выдачу письменных напоминаний и подготовку отчетов по исполнению документов и протокольных поручений;
- готовит информацию на ежеквартальной основе на заседание совета директоров о состоянии исполнительской дисциплины по работе с документами в структурных подразделениях Фонда ОМС;
- оказывает методическую помощь;
- составляет график трудовых отпусков сотрудников Отдела;
- организует и контролирует работу архивариуса, оказывает практическую и методическую помощь по технической обработке документов, в составлении описей;
- участвует в семинарах и занятиях, организуемым государственным центральным архивом Кыргызской Республики, организует деловые контакты по вопросам, касающихся делопроизводства;
- обеспечивает организацию сохранности документов постоянного срока хранения в соответствии с требованиями центрального государственного архива Кыргызской Республики;
- организует изготовление печатей и штампов для ведения делопроизводства Фонда ОМС;
- выполняет поручения Директора Фонда ОМС;
- ведет секретное делопроизводство, оформляет допуск по второй форме на сотрудников Фонда ОМС; обеспечивает контроль исполнения, учет и сохранность документов с грифом «секретно», «ДСП»;
несет персональную ответственность:
- за надлежащее выполнение возложенных на Отдел задач и функций;
- за правильность и полноту использования предоставленных прав;
- за состояние исполнительской и трудовой дисциплины в Отделе.
- за качество и достоверность подготовленной информации по вопросам исполнительской дисциплины.


Главный специалист:
Функции главного специалиста по кадровым вопросам:
- подготовка проектов приказов по личному составу: о назначениях, перемещениях, увольнениях, служебных командировках (в том числе за пределы республики), отпусках работников Центрального аппарата и территориальных подразделений, входящих в номенклатуру директора Фонда ОМС;
- оформление на руководящих работников территориальных подразделений и работников центрального аппарата, личные дела, личные карточки (форма Т- 2) и обеспечение их постоянного хранения и обновления;
- оформление на всех работников центрального аппарата Фонда ОМС трудовых книжек и обеспечение их хранения;
- систематическое изучение деловых и профессиональных качеств работников и внесение предложения руководству Фонда ОМС по резерву кадров на выдвижение и поощрение специалистов, выдача сотрудникам центрального аппарата необходимых справок;
- подготовка соответствующих документов на представление работников Фонда ОМС на государственные награды, а также на установление пенсии за особые заслуги перед Кыргызской Республикой.
- составление прогнозов и планирование потребности в кадрах, проведение работы по формированию и оценке резерва кадров и по рациональному использованию персонала;
- разрабатывает Перечень должностей входящих в номенклатуру Директора;
- рассматривает жалобы и заявления, поступившие от работников Фонда ОМС по кадровым вопросам;
- проверять состояние работы с кадрами во всех подведомственных и территориальных подразделениях Фонда ОМС;
- осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников центрального аппарата;
- готовит трудовые договора;
- готовит представление на назначение;
- регистрирует приказы Директора;
- составляет график отпусков;
- несет персональную ответственность за качество и достоверность подготовленных и представленных им документов.

Главный специалист:
Функции главного специалиста по государственному языку:
- осуществляет перевод на государственный язык подготовленных на официальном языке проектов нормативных правовых актов, разработанных сотрудниками центрального аппарата Фонда ОМС, а также других письменных материалов;
- обеспечивает своевременный, качественный перевод и подготовку документов;
- переводит, редактирует подготовленные структурными подразделениями документы на государственный язык;
- проверяет стилистику, орфографию подготовленных структурными подразделениями документов на государственном и официальном языках;
- оказывает содействие в развитии документооборота на государственном языке;
- ежеквартально предоставляет отчет по реализации Закона КР «О государственном языке»;
- обеспечивает реализацию документов по государственному языку поступивших из вышестоящих органов;
- принимает участие в мероприятиях по государственному языку (семинары, конференции, заседания комиссии по терминологии);
- несет персональную ответственность за качество и достоверность подготовленных документов.
 

Ведущий специалист:

- принимает и обрабатывает входящую почту, поступающую из Аппарата Президента КР, Аппарата Правительства КР, Жогорку Кенеша КР, министерств и ведомств и других организаций, на бумажных носителях информации, регистрирует в журнале;
- производит регистрацию в журнале и в компьютере, передает исполнителям в соответствии с резолюцией руководства под роспись.
- получает заказные и простые письма, бандероли из почтового отделения, сортирует их.
- осуществляет прием телефонограмм, регистрирует, вносит резолюцию руководства и передает в структурные подразделения для исполнения;
- регистрирует приказы по основной деятельности и протоколы заседания совета директоров. Копии рассылает исполнителям;
- принимает и регистрирует исходящую корреспонденцию. Проверяет наличие адреса, подписи, приложения. Индексирует, оформляет реестры, конвертирует и отправляет по почте по адресам;
- возвращает исполнителям для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил делопроизводства;
- копирует все документы для подшивки и раздачи;
- сканирование приказов по основной деятельности и составление электронной таблицы приказов;
- отправка факсом приказов, указаний, писем по территориальным управлениям;
- контроль за исполнением всех директивных документов;
- обеспечивает сохранность приказов, служебной документации (постановления, указы, законы, переписка с вышестоящими органами, министерствами и ведомствами);
- ежемесячно подводит итоги по количественному учету исходящей корреспонденции;
- составляет отчет по почтовым расходам для бухгалтерии.
- отработанные документы подшивает в дела согласно номенклатуре дел;
- формирует текущую документацию для архива Фонда ОМС;
- выдает копии архивных документов по требованию для работы работникам центрального аппарата;
- участвует в проведении обучающихся семинаров по делопроизводству с сотрудниками центрального аппарата и структурных подразделений;
- выполняет поручения руководства и начальника отдела;
- работа с Государственной фельдъегерской службой для доставки корреспонденции в территориальные структуры, а также документов для служебного пользования;
- несет персональную ответственность за сохранение и использование канцелярских штампов и печатей.

Пресс-секретарь:

Несёт личную ответственность за выполнение задач и функций:
- руководит над осуществлением деятельности по информированию общественности, обеспечивая все решения возложенных на нее задач;
- готовит предложения руководству Фонда ОМС по вопросам освещения в СМИ ее в пределах своей компетенции;
- обеспечивает информационное взаимодействие Фонда ОМС и его руководства с общественностью и СМИ Кыргызской Республики;
- обеспечивает в установленном порядке контроль за исполнением поручений управлениями, отделами и региональными представительствами Фонда ОМС по информационному обеспечению деятельности ведомства и его руководства;
- осуществляет взаимодействие с редакциями республиканских и региональных изданий, радио и телевидения по вопросам разъяснения деятельности руководства Фонда ОМС;
- готовит руководителей Фонда ОМС и его региональных представителей к выступлению по телевидению и радио;
- занимается подготовкой по изготовлению видео и аудио роликов с последующим размещением по телевидению и радио;
- изучает тираж печатных изданий и определяет размещение материалов в наиболее оптимальных для потребителей информации изданиях;
- занимается разработкой информационной стратегии, координируемых Фондом ОМС, через средства массовой информации;
- оказывает поддержку управлениям и отделам Фонда ОМС в подготовке и публикации брошюр, памфлетов и другого печатного материала, предназначенного для информирования общественности.
- проводит анализы по проведенным работам и опубликованными информационными материалами пресс–службы в СМИ;
- занимается сборами материалов для СМИ и содействует публикациям отобранных материалов;
- создает базу данных (архив) отснятых видео и аудио материалов, опубликованных сообщений Фонда;
- размещает на вебсайте Фонда ОМС материалы, касающиеся деятельности Фонда ОМС;
- отслеживает за материалами в Интернет сайтах, касающихся вопросов Фонда ОМС;
- будет отвечать за сбор и обработку необходимой информации, касающейся работы и реформ в секторе медицинского страхования;
- должен собирать информацию по всем существующим источникам финансирования и источникам информационного материала и объединить усилия всех заинтересованных сторон, также работать над подготовкой материалов, и нести за нее полную ответственность;
- занимается подготовкой и оформлением информационных стендов.
- работает в тесном сотрудничестве с коллегами с Минздрава и НПО
- пресс-секретарь соблюдает этические нормы поведения, установленные законодательством Кыргызской Республики.
- пресс-секретарь несет ответственность за достоверность и оперативность переданных в СМИ официальных сообщений и заявлений и других материалов в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.