Положение об Организационном отделе

ПОЛОЖЕНИЕ

об Организационном отделе

I. Общие положения

1. Организационный отдел (далее - Отдел) является структурным подразделением Фонда обязательного медицинского страхования при Правительстве Кыргызской Республики (далее – Фонд ОМС).

2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией и законами Кыргызской Республики, указами и распоряжениями Президента Кыргызской Республики, Типовой инструкцией по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденная постановлением Правительства Кыргызской от 23 июля 2012 года № 517, Регламентом Правительства Кыргызской Республики, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 26 января 2011 года № 28 и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, а также приказами и распоряжениями Фонда ОМС и настоящим Положением.

3. Отдел подотчетен Директору, выполняет поручения заместителя директора по вопросам, входящим в их компетенцию.

4. Деятельность Отдела осуществляется во взаимодействии с управлениями и отделами центрального аппарата, территориальными подразделениями Фонда ОМС, сектором писем Аппарата Президента Кыргызской Республики, отделом контроля Аппарата Правительства Кыргызской Республики, а также министерствами, ведомствами, учреждениями.

5. Отдел обеспечивает организацию работы с документами, повышение качества подготовки документов и обеспечение контроля их своевременного исполнения, а также сохранности документов постоянного срока хранения, по кадровым вопросам.

II. Задачи Отдела

6. Задачами Отдела являются:

- обеспечение эффективного и качественного документооборота системы Фонда ОМС;

- обеспечение своевременного и качественного контроля исполнения документов;

- обеспечение качественного перевода и подготовки документов на государственный язык;

- обеспечение своевременного и качественного рассмотрения обращений и заявлений граждан;

- обеспечение подбора, расстановки, продвижения и увольнения сотрудников;

- повышение эффективности деятельности Фонда ОМС.

III. Функции Отдела

7. Отдел осуществляет следующие функции:

- организует и обеспечивает функционирование в управлениях, отделах центрального аппарата, территориальных подразделениях Фонда ОМС, единой системы делопроизводства и номенклатуры дел, а также работы с письмами;

- разрабатывает и согласует с центральным государственным архивом Кыргызской Республики номенклатуру дел;

- разрабатывает в соответствии с требованиями Типовой инструкции бланка для исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений Директора Фонда ОМС и бланков постановлений и протоколов совета директоров;

- обеспечивает оперативное прохождения служебных документов, входящей корреспонденции, писем и обращений граждан в структурных и территориальных подразделениях Фонда ОМС;

- принимает, регистрирует и обрабатывает поступившую корреспонденции для внесения на рассмотрение руководству Фонда ОМС;

- обеспечивает своевременное вручения структурным подразделениям, а также исполнителям поступившей корреспонденции, писем и обращений граждан;

- производит регистрацию исходящей корреспонденции Фонда ОМС;

- организует своевременную отправку исходящей корреспонденции адресатам;

- обеспечивает качественный перевод проектов нормативных правовых актов и иных документов Фонда ОМС на государственный язык;

- готовит информационно-аналитические отчеты (на ежеквартальной основе и по итогам года) по исполнению документов, протокольных поручений аппаратных совещаний, а также писем и обращений граждан;

- регистрирует приказы и распоряжения Фонда ОМС, а также постановлений и протоколов заседания совета директоров;

- организует учет и хранения подлинников приказов, распоряжений Директора Фонда ОМС, постановлений и протоколов заседания совета директоров;

- обеспечивает техническую обработку и хранение, законченных делопроизводством документов постоянного срока хранения;

- организует учебу для сотрудников структурных подразделений по изучению Регламента Правительства КР, а также требований Типовой инструкции по вопросам делопроизводства и контроля исполнения;

- оказывает практическую и методическую помощь по вопросам организации делопроизводства и работы с письмами и обращениями граждан территориальным структурам;

- осуществляет подбор кадров в центральном аппарате Фонда ОМС, территориальных подразделениях, входящих в номенклатуру директора, с учетом деловых и профессиональных качеств, оформление учетного материала, проведение работы по организации по повышению квалификации работников системы Фонда ОМС;

- осуществляет контроль совместно с профсоюзным комитетом центрального аппарата Фонда ОМС за соблюдением внутреннего трудового распорядка и состоянием трудовой дисциплины и внесение предложения по поощрению сотрудников за добросовестный труд и предложений по наложению дисциплинарных взысканий;

- подготовку проектов приказов директора о назначении, перемещении и освобождении, командировках, об отпусках работников центрального аппарата, территориальных подразделений Фонда ОМС, входящих в номенклатуру Фонда ОМС;

- оформляет на руководящих работников территориальных подразделений и работников центрального аппарата личные дела, личные карточки (форма Т- 2) и обеспечение их постоянного хранения и обновления;

- оформление на всех работников центрального аппарата Фонда ОМС трудовых книжек и обеспечение их хранения;
- осуществляет контроль за исполнением:

- актов и поручений Президента Кыргызской Республики, Премьер-министра Кыргызской Республики;

- поручений Аппарата Президента Кыргызской Республики, Аппарата Правительства Кыргызской Республики;

- обращений и запросов депутатов Жогорку Кенеша Кыргызской Республики;

- документов поступающих из министерств, ведомств и учреждений, телефонограмм;

- заявлений и обращений граждан;

- собственных решений (приказов, распоряжений Директора, решений коллегий, протокольных поручений аппаратных совещаний);

- своевременным выполнением копировально-множительных работ;

- приемом и отправке сообщений по факсу;
- разрабатывает договора:

- с Государственной фельдъегерской службой для доставки корреспонденции в территориальные структуры, а также документов для служебного пользования;

- организует изготовление печатей и штампов для ведения делопроизводства Фонда ОМС;

- осуществляет в установленном законодательством порядке взаимодействие с другими государственными органами и должностными лицами по вопросам входящим в компетенцию Отдела;

- осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

IV. Права Отдела

8. Отдел имеет следующие права:

- запрашивать и получать от структурных подразделений Фонда ОМС материалы и информацию необходимую для выполнения функций, возложенных на Отдел;

-организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами, письмами и заявлениями граждан в структурных, и территориальных подразделениях Фонда ОМС;

- возвращать исполнителям в структурные и территориальные подразделения Фонда ОМС; для доработки исходящую корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил делопроизводства;

- пользоваться печатями и бланками с наименованием Фонда ОМС;

- вести переписку по вопросам, относящимся в компетенцию Отдела.

V. Этика и ответственность Отдела

9. Сотрудники Отдела обязаны соблюдать профессиональные нормы этики поведения, установленные законодательством Кыргызской Республики.

10. За ненадлежащее исполнение или неисполнение функций предусмотренных настоящим Положением, а также утвержденных должностных обязанностей, работники

Отдела несут дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

VI. Организация деятельности Отдела

11. Структура Отдела определяется штатным расписанием, утвержденным Директором Фонда ОМС.

12. Отдел возглавляет начальник, назначаемым и освобождаемым приказом Директора Фонда ОМС.

13. Сотрудники Отдела назначаются и освобождаются от должности приказом Директора Фонда ОМС.

VII. Функциональные обязанности сотрудников Отдела

Начальник отдела:

- осуществляет все полномочия, представленные ему законодательством для реализации поставленных перед Отделом задач;
- несет ответственность за состояние работы с документами, контролирует своевременность их прохождения в структурных и территориальных подразделениях Фонда ОМС;
- участвует в разработке проектов инструкций и методических пособий по организации работы с документами, контроля исполнения;
- организует и проводит учебу по делопроизводству для сотрудников Фонда ОМС;
- готовит номенклатуру дел и индексацию отделов, управлений структурных и территориальных подразделений Фонда ОМС;
- разрабатывает в соответствии с требованиями Типовой инструкции бланк для исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений Директора и бланков постановлений и протоколов заседания совета директоров;
- планирует и организует работу Отдела, распределяет нагрузку между сотрудниками, c целью обеспечения своевременного и качественного выполнения заданий в соответствии с законодательством Кыргызской Республики;
- контролирует работу, вносит предложения по поощрению работников Отдела и применению к ним мер дисциплинарного взыскания;
- организует контроль, за соблюдением конкретных сроков исполнения документов, поступающих из Аппарата Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики и Аппарата Правительства Кыргызской Республики;
- еженедельно проверяет выдачу письменных напоминаний и подготовку отчетов по исполнению документов и протокольных поручений;
- готовит информацию на ежеквартальной основе на заседание совета директоров о состоянии исполнительской дисциплины по работе с документами в структурных подразделениях Фонда ОМС;
- оказывает методическую помощь;
- составляет график трудовых отпусков сотрудников Отдела;
- организует и контролирует работу архивариуса, оказывает практическую и методическую помощь по технической обработке документов, в составлении описей;
- участвует в семинарах и занятиях, организуемым государственным центральным архивом Кыргызской Республики, организует деловые контакты по вопросам, касающихся делопроизводства;
- обеспечивает организацию сохранности документов постоянного срока хранения в соответствии с требованиями центрального государственного архива Кыргызской Республики;
- организует изготовление печатей и штампов для ведения делопроизводства Фонда ОМС;
- выполняет поручения Директора Фонда ОМС;
- ведет секретное делопроизводство, оформляет допуск по второй форме на сотрудников Фонда ОМС; обеспечивает контроль исполнения, учет и сохранность документов с грифом «секретно», «ДСП»;
несет персональную ответственность:
- за надлежащее выполнение возложенных на Отдел задач и функций;
- за правильность и полноту использования предоставленных прав;
- за состояние исполнительской и трудовой дисциплины в Отделе.
- за качество и достоверность подготовленной информации по вопросам исполнительской дисциплины.


Главный специалист:
Функции главного специалиста по кадровым вопросам:
- подготовка проектов приказов по личному составу: о назначениях, перемещениях, увольнениях, служебных командировках (в том числе за пределы республики), отпусках работников Центрального аппарата и территориальных подразделений, входящих в номенклатуру директора Фонда ОМС;
- оформление на руководящих работников территориальных подразделений и работников центрального аппарата, личные дела, личные карточки (форма Т- 2) и обеспечение их постоянного хранения и обновления;
- оформление на всех работников центрального аппарата Фонда ОМС трудовых книжек и обеспечение их хранения;
- систематическое изучение деловых и профессиональных качеств работников и внесение предложения руководству Фонда ОМС по резерву кадров на выдвижение и поощрение специалистов, выдача сотрудникам центрального аппарата необходимых справок;
- подготовка соответствующих документов на представление работников Фонда ОМС на государственные награды, а также на установление пенсии за особые заслуги перед Кыргызской Республикой.
- составление прогнозов и планирование потребности в кадрах, проведение работы по формированию и оценке резерва кадров и по рациональному использованию персонала;
- разрабатывает Перечень должностей входящих в номенклатуру Директора;
- рассматривает жалобы и заявления, поступившие от работников Фонда ОМС по кадровым вопросам;
- проверять состояние работы с кадрами во всех подведомственных и территориальных подразделениях Фонда ОМС;
- осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников центрального аппарата;
- готовит трудовые договора;
- готовит представление на назначение;
- регистрирует приказы Директора;
- составляет график отпусков;
- несет персональную ответственность за качество и достоверность подготовленных и представленных им документов.

Главный специалист:
Функции главного специалиста по государственному языку:
- осуществляет перевод на государственный язык подготовленных на официальном языке проектов нормативных правовых актов, разработанных сотрудниками центрального аппарата Фонда ОМС, а также других письменных материалов;
- обеспечивает своевременный, качественный перевод и подготовку документов;
- переводит, редактирует подготовленные структурными подразделениями документы на государственный язык;
- проверяет стилистику, орфографию подготовленных структурными подразделениями документов на государственном и официальном языках;
- оказывает содействие в развитии документооборота на государственном языке;
- ежеквартально предоставляет отчет по реализации Закона КР «О государственном языке»;
- обеспечивает реализацию документов по государственному языку поступивших из вышестоящих органов;
- принимает участие в мероприятиях по государственному языку (семинары, конференции, заседания комиссии по терминологии);
- несет персональную ответственность за качество и достоверность подготовленных документов.

Ведущий специалист:

- принимает и обрабатывает входящую почту, поступающую из Аппарата Президента КР, Аппарата Правительства КР, Жогорку Кенеша КР, министерств и ведомств и других организаций, на бумажных носителях информации, регистрирует в журнале;
- производит регистрацию в журнале и в компьютере, передает исполнителям в соответствии с резолюцией руководства под роспись.
- получает заказные и простые письма, бандероли из почтового отделения, сортирует их.
- осуществляет прием телефонограмм, регистрирует, вносит резолюцию руководства и передает в структурные подразделения для исполнения;
- регистрирует приказы по основной деятельности и протоколы заседания совета директоров. Копии рассылает исполнителям;
- принимает и регистрирует исходящую корреспонденцию. Проверяет наличие адреса, подписи, приложения. Индексирует, оформляет реестры, конвертирует и отправляет по почте по адресам;
- возвращает исполнителям для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил делопроизводства;
- копирует все документы для подшивки и раздачи;
- сканирование приказов по основной деятельности и составление электронной таблицы приказов;
- отправка факсом приказов, указаний, писем по территориальным управлениям;
- контроль за исполнением всех директивных документов;
- обеспечивает сохранность приказов, служебной документации (постановления, указы, законы, переписка с вышестоящими органами, министерствами и ведомствами);
- ежемесячно подводит итоги по количественному учету исходящей корреспонденции;
- составляет отчет по почтовым расходам для бухгалтерии.
- отработанные документы подшивает в дела согласно номенклатуре дел;
- формирует текущую документацию для архива Фонда ОМС;
- выдает копии архивных документов по требованию для работы работникам центрального аппарата;
- участвует в проведении обучающихся семинаров по делопроизводству с сотрудниками центрального аппарата и структурных подразделений;
- выполняет поручения руководства и начальника отдела;
- работа с Государственной фельдъегерской службой для доставки корреспонденции в территориальные структуры, а также документов для служебного пользования;
- несет персональную ответственность за сохранение и использование канцелярских штампов и печатей.

Пресс-секретарь:

Несёт личную ответственность за выполнение задач и функций:
- руководит над осуществлением деятельности по информированию общественности, обеспечивая все решения возложенных на нее задач;
- готовит предложения руководству Фонда ОМС по вопросам освещения в СМИ ее в пределах своей компетенции;
- обеспечивает информационное взаимодействие Фонда ОМС и его руководства с общественностью и СМИ Кыргызской Республики;
- обеспечивает в установленном порядке контроль за исполнением поручений управлениями, отделами и региональными представительствами Фонда ОМС по информационному обеспечению деятельности ведомства и его руководства;
- осуществляет взаимодействие с редакциями республиканских и региональных изданий, радио и телевидения по вопросам разъяснения деятельности руководства Фонда ОМС;
- готовит руководителей Фонда ОМС и его региональных представителей к выступлению по телевидению и радио;
- занимается подготовкой по изготовлению видео и аудио роликов с последующим размещением по телевидению и радио;
- изучает тираж печатных изданий и определяет размещение материалов в наиболее оптимальных для потребителей информации изданиях;
- занимается разработкой информационной стратегии, координируемых Фондом ОМС, через средства массовой информации;
- оказывает поддержку управлениям и отделам Фонда ОМС в подготовке и публикации брошюр, памфлетов и другого печатного материала, предназначенного для информирования общественности.
- проводит анализы по проведенным работам и опубликованными информационными материалами пресс–службы в СМИ;
- занимается сборами материалов для СМИ и содействует публикациям отобранных материалов;
- создает базу данных (архив) отснятых видео и аудио материалов, опубликованных сообщений Фонда;
- размещает на вебсайте Фонда ОМС материалы, касающиеся деятельности Фонда ОМС;
- отслеживает за материалами в Интернет сайтах, касающихся вопросов Фонда ОМС;
- будет отвечать за сбор и обработку необходимой информации, касающейся работы и реформ в секторе медицинского страхования;
- должен собирать информацию по всем существующим источникам финансирования и источникам информационного материала и объединить усилия всех заинтересованных сторон, также работать над подготовкой материалов, и нести за нее полную ответственность;
- занимается подготовкой и оформлением информационных стендов.
- работает в тесном сотрудничестве с коллегами с Минздрава и НПО
- пресс-секретарь соблюдает этические нормы поведения, установленные законодательством Кыргызской Республики.
- пресс-секретарь несет ответственность за достоверность и оперативность переданных в СМИ официальных сообщений и заявлений и других материалов в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.